تعتبر دراسات الجدوى وجدول التدفقات النقدية المتوقعة وخطة عمل المشروع العناصر الرئيسة في المرحلة التحضيرية والتي تشتمل على مؤشرات واضحة حول احتماليات نجاح المشروع او تعثره وايراداته المتوقعة والحصة السوقية للمشروع وغير ذلك من مؤشرات مالية كافية للحكم على جدوى المشروع من عدمه، حيث تعتمد جهات الاقراض على دراسة الجدوى وخطة عمل المشروع كأحد العناصر الأساسية في اتخاذ القرار الائتماني الى جانب العناصر والاسس المنصوص عليها بالسياسة الائتمانية للجهة المقرضة.
هي دراسة يقوم بإعدادها الريادية او صاحبة المشروع بمساعدة ذوي الخبرة والاختصاص في اعداد دراسات الجدوى، وتقوم الدراسة على تجميع المعلومات والبيانات ذات العلاقة بالمشروع وتحليلها لبيان حجم الاستثمار المطلوب والحصة السوقية والايرادات المتوقعة وطبيعة المخاطر التي من الممكن ان تحيط بالمشروع الجديد، وتقود بالنهاية الدراسة الى بيان جدوى المشروع وفرص النجاح او الفشل التي تمكن الريادية او صاحبة المشروع من اتخاذ القرار في انشاء المشروع من عدمه.
يكمن الهدف من اعداد دراسة الجدوى الى ترشيد واتخاذ القرار الاستثماري السليم المبني على حيثيات واسس علمية توضح الفرص المتاحة للمشروع بالنجاح او الفشل بناءً على الحصة السوقية المتوقعة والتدفقات النقدية المحتملة وطبيعة المخاطر التي قد تحيط بالمشروع، كما انه من اهداف اعداد دراسات الجدوى هو تحديد حجم راس المال المطلوب للاستثمار بالمشروع وتحديد الفترة الزمنية لاسترداد قيمة الاستثمار بالمشروع وتحديد العائد المتوقع على راس المال المستثمر خلال فترة زمنية محددة.
تحظى دراسات الجدوى الاقتصادية بأهمية عالية لتحديد نوعية المشاريع الاستثمارية التي يتوفر عليها طلب في السوق المحلي او الخارجي وبالتالي المفاضلة بين الفرص الاستثمارية المتاحة، وتزداد أهمية دراسات الجدوى بشكل خاص في دول العالم الثالث التي عادة تفتقر الى المواد الأولية والآلات والمعدات او ارتفاع تكاليفها وكذلك الحال في النفقات التشغيلية في بعض الأحيان. كما تكمن أهمية دراسات الجدوى للرياديات وصاحبات الاعمال في تمكينهن من الوصول الى مصادر التمويل للحصول على الائتمان لتمويل المشروع المنوي الاستثمار فيه، حيث ان المصارف ومؤسسات الإقراض تشترط وجود دراسات جدوى للمشاريع الاقتصادية المقترح تمويلها للتحقق من فرص نجاح المشروع وتحليل المخاطر الائتمانية والتشغيلية المحيطة به. وفيما يلي عرض لبعض العناصر الإضافية ذات العلاقة بأهمية اعداد دراسات الجدوى للمشاريع الصغيرة والمتوسطة:
- توثيق علمي وفني للمشروع الاستثماري المقترح.
- تساعد على اتخاذ القرار الاستثماري المبني على أسس علمية وفنية.
- تعزيز مستويات الشمول المالي.
- تعزيز مستويات الوعي والثقافة المالية والمصرفية لدى الريادية او صاحبة المشروع.
- تعتبر استقراء وتنبؤ مسبق لمستقبل المشروع.
- وثيقة هامة للحصول على الدعم الفني والمادي الرسمي وغير الرسمي الموجه للرياديات وصاحبات المشاريع الصغيرة والمتوسطة.
- تساعد على تسجيل المشروع لدى الدوائر الرسمية.
- الانتفاع من المحفزات الضريبية ومحفزات دعم وتمكين المشاريع الصغيرة والمتوسطة الموجهة من الجهات الرسمية ومؤسسات المجتمع المدني لدعم الرياديات وصاحبات الاعمال.
- تحقيق الاستغلال الأمثل للموارد المالية والإدارية.
- عنصر اساسي لإعداد خطة عمل المشروع الاستثماري.
عادة ما يقترن بدراسة الجدوى خطة العمل الخاصة بها لتنفيذ الأنشطة المطلوبة لتحقيق اهداف الدراسة وبالتالي اهداف المشروع المزمع الاستثمار فيه، ويقترن بخطة العمل الجدول الزمني لتنفيذ الأنشطة والذي ينتهي عادة بإطلاق المشروع ومباشرة العمل الفعلي للمشروع. وفيما يلي تعريف لخطة العمل واهميتها والفوائد من اعدادها.
تعريف خطة عمل المشروع: هي وثيقة تعتبر جزءاً لا يتجزأ من دراسة الجدوى وهي بمثابة خارطة الطريق لتحقيق اهداف المشروع، حيث انها تشتمل على اهداف المشروع الاستراتيجية والأنشطة التفصيلية المقرنة بكل هدف لتنفيذها حسب جدولها الزمني المبين بخطة العمل، ويتم اعداد خطط العمل للمشاريع الجديدة والقائمة في حالة التوسع والتطوير للمشروع القائم.
وتعتبر خطة العمل ذات أهمية لكل مشروع سواء جديد او قائم حيث انها تحتوي على الإجراءات والأنشطة بشكل تفصيلي لتحقيق الأهداف، ويعتبر الجدول الزمني لتنفيذ الأنشطة بنداً رئيسياً في خطة العمل والالتزام بالجدول الزمني للأنشطة يقود الى نجاح خطة العمل. وتكمن أهمية خطة العمل ايضاً في ابراز الأدوار والمهام للأطراف ذات العلاقة بالمشروع لتنفيذها كل حسب مسؤوليته وصلاحياته.
ويتم اعداد خطط العمل لفترات طويلة او متوسطة او قصيرة الاجل حسب اجال الأهداف والأنشطة المقرنة بها، وهناك فوائد عديدة لإعداد خطط العمل منها على سبيل المثال المساعدة في ترتيب الأفكار وتحديد الأهداف، وكذلك في ابراز المخاطر والمعوقات المحيطة بالمشروع للعمل على تجاوزها وتذليلها، كما انها تقود الى ترشيد الانفاق في التكاليف الادارية والتشغيلية للمشروع الى جانب ابرازها بشكل واضح التوقعات المستقبلية للحصة السوقية الخاصة بالمشروع والفرص المتاحة للتسويق الداخلي والخارجي وتطوير الاعمال والانتاج.
